Reingegnerizzazione dei processi: necessaria per efficientare le operazioni aziendali
Sfide, opportunità e il ruolo delle nuove tecnologie nella trasformazione digitale aziendale
La trasformazione digitale delle organizzazioni è un imperativo categorico nel mondo odierno, ma per ottenere risultati tangibili è fondamentale andare oltre l’implementazione di nuove tecnologie. La reingegnerizzazione dei processi rappresenta il vero motore del cambiamento, consentendo di ottimizzare le attività, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione dei clienti. Tuttavia, questo percorso è costellato di sfide che richiedono un approccio strategico e lungimirante.
Le sfide della reingegnerizzazione
La trasformazione digitale non significa solo adottare nuove tecnologie, ma rivedere procedure e abitudine interne, tramite la reingegnerizzazione dei processi aziendali. Questa ha effetti benefici fondamentali:
- Permette di eliminare inefficienze, passaggi superflui e ridondanti nei processi.
- Revisiona e semplifica i flussi di lavoro per poterli automatizzare.
- Ridisegna i processi in funzione della soddisfazione finale degli utenti.
- Definisce obiettivi chiari per l’azienda, come la riduzione dei tempi, l’aumento della sicurezza informatica, miglioramento delle prestazioni o della qualità dei servizi.
- Monitora gli effetti delle modifiche apportate per proseguire nel miglioramento continuo.
La trasformazione digitale che coinvolge la Pubblica Amministrazione risulta una sfida complessa, in quanto gestisce una moltitudine di servizi spesso ancora legati a processi burocratici e norme rigidi. Esiste una frammentazione delle competenze che complica il quadro complesso organizzativo che invece deve mirare a semplificare, ridurre i passaggi amministrativi tra diversi enti, aumentare trasparenze e usabilità per i cittadini e interoperabilità dei dati tra diversi sistemi informativi pubblici.
Una delle principali sfide nella Pubblica Amministrazione è rappresentata dalla resistenza al cambiamento. Le persone sono naturalmente restie a uscire dalla propria comfort zone e ad adottare nuove modalità di lavoro. La mancanza di chiarezza sugli obiettivi, la paura di perdere il proprio ruolo e la percezione di un eccesso di lavoro possono ostacolare l’implementazione di nuovi processi.
Inoltre, la mancanza di competenze all’interno delle organizzazioni può rappresentare un ostacolo significativo. La reingegnerizzazione richiede figure professionali specializzate, come business analyst, change manager e sviluppatori, in grado di analizzare i processi esistenti, progettare nuovi flussi di lavoro e supportare l’adozione delle nuove tecnologie.
La sicurezza dei dati è un’altra preoccupazione fondamentale. La digitalizzazione dei processi implica la gestione di grandi volumi di dati sensibili, che devono essere protetti da accessi non autorizzati e da eventuali attacchi informatici.
Riduzione dei costi
La reingegnerizzazione dei processi non solo migliora l’efficienza operativa, ma genera anche significativi vantaggi economici. Eliminando attività inutili, automatizzando i task ripetitivi e ottimizzando i flussi di lavoro, le organizzazioni possono ridurre drasticamente i costi operativi.
Inoltre, la maggiore velocità ed efficienza dei processi si traduce in un aumento della produttività e in una riduzione dei tempi di risposta. La migliore qualità dei prodotti e dei servizi, ottenuta grazie alla standardizzazione dei processi e alla riduzione degli errori, contribuisce a migliorare la soddisfazione dell’utente finale e a rafforzare la fiducia dei cittadini.
Il ruolo delle nuove tecnologie
Le nuove tecnologie possono essere un potente alleato nella reingegnerizzazione dei processi. L’intelligenza artificiale può essere utilizzata per automatizzare compiti monotoni, analizzare grandi quantità di dati e prendere decisioni in modo autonomo. L’automazione dei processi può essere impiegata per eseguire attività manuali e ripetitive, liberando il personale per occuparsi di attività a più alto valore aggiunto. Il cloud computing offre una flessibilità e una scalabilità senza precedenti, consentendo alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.
Un esempio di come la tecnologia ha supportato la digitalizzazione e semplificazione della PA è rappresentato dal fascicolo sanitario elettronico (FSE). Grazie ad un piano di riprogettazione dei processi e integrazione dei flussi tra diversi attori si è arrivati ad offrire servizi ai cittadini di maggiore qualità e un miglioramento generale dei processi.
Analogamente la digitalizzazione dell’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) ha permesso una gestione semplificata dei dati tra le amministrazioni e ai cittadini la possibilità di usufruire di servizi più accessibili ed efficienti.
Il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) è stato sviluppato con lo scopo di finanziare la transizione digitale del sistema Italia al fine di semplificare e migliorare l’efficienza amministrativa delle PA, favorire la digitalizzazione del paese e aumentare la competitività nazionale. Questo include la formazione di una nuova leadership consapevole e competente, un piano di formazione continuo e investimenti strategici per creare un’amministrazione più efficiente, trasparente e inclusiva.
Privacy e sicurezza dei dati
La digitalizzazione dei processi, quando affidata a partner certificati secondo standard internazionali come ISO 27001, ISO/IEC 27017 e ISO/IEC 27018, rappresenta una solida garanzia per la protezione della privacy e la sicurezza dei dati.
Queste certificazioni attestano l’impegno dell’organizzazione nel gestire in modo sicuro e conforme le informazioni sensibili, implementando sistemi di gestione della qualità e della sicurezza delle informazioni robusti e costantemente monitorati.
In particolare, la norma ISO/IEC 27018 si concentra sulla protezione dei dati personali nel cloud, garantendo un elevato livello di sicurezza per i dati dei cittadini e delle imprese.
Affidarsi a queste aziende significa beneficiare di un livello di sicurezza superiore, grazie all’adozione di tecnologie all’avanguardia e all’applicazione di rigorosi controlli di qualità.
Per fare un esempio pratico, un’azienda sanitaria che si affida ad un’organizzazione certificata ISO 27001 per la digitalizzazione dei processi, significa garantire la massima protezione dei dati dei pazienti, in conformità con le normative sulla privacy.
Un approccio centrato sull’utente
Per garantire il successo della reingegnerizzazione, è fondamentale adottare un approccio human-centric design. Ciò significa progettare i nuovi processi tenendo conto delle esigenze e delle aspettative degli utenti finali. L’obiettivo è creare esperienze utente semplici, intuitive e soddisfacenti.
Agile e DevOps: accelerare il cambiamento
Le metodologie agile e DevOps possono accelerare il processo di reingegnerizzazione, favorendo una maggiore collaborazione tra i team coinvolti e consentendo di ottenere risultati più rapidamente. L’agile promuove un approccio iterativo e incrementale allo sviluppo, mentre DevOps integra lo sviluppo software e le operazioni IT per garantire una delivery continua.
Il Twin Digitale: una replica virtuale dell’organizzazione
La creazione di un twin digitale dell’organizzazione può essere uno strumento prezioso per simulare e testare nuove soluzioni prima di implementarle nel mondo reale. Un twin digitale è una rappresentazione virtuale di un prodotto, processo o sistema, che può essere utilizzata per analizzare il comportamento del sistema e prevedere gli effetti delle modifiche.
Conclusioni
La reingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi è un viaggio complesso e impegnativo, ma i benefici che ne derivano sono innegabili. Le organizzazioni che sapranno affrontare le sfide e sfruttare le opportunità offerte dalle nuove tecnologie saranno in grado di ottenere un vantaggio competitivo significativo.
Per raggiungere questo obiettivo, è fondamentale:
- Coinvolgere le persone: comunicare chiaramente gli obiettivi della reingegnerizzazione e coinvolgere i dipendenti nel processo decisionale.
- Investire nella formazione: fornire ai dipendenti le competenze necessarie per utilizzare le nuove tecnologie e lavorare in modo efficace nei nuovi processi.
- Adottare un approccio iterativo: implementare i cambiamenti in modo graduale e monitorare costantemente i risultati.
- Misurare i risultati: definire degli indicatori di performance chiave (KPI) per valutare l’efficacia della reingegnerizzazione.
La reingegnerizzazione dei processi è in ultima analisi un percorso continuo di miglioramento. Le organizzazioni e le Pubbliche Amministrazioni che sapranno aggiornarsi e stare al passo con i grandi cambiamenti saranno quelle che avranno successo nel lungo termine.