Migliorare l’efficienza aziendale con l’automazione dei Workflow

L’automazione dei workflow è un processo mediante il quale le attività all’interno di un flusso di lavoro aziendale vengono automatizzate utilizzando strumenti software e regole predefinite. Questo può includere l’automazione della distribuzione dei compiti, la gestione dei documenti, la notifica degli utenti e l’integrazione con sistemi esterni.

L’utilizzo di software specifici per organizzare, automatizzare e orchestrare i workflow aziendali, si dimostra un potentissimo sistema per ottimizzare le performance delle aziende. La tecnologia per l’automazione dei workflow, che negli ultimi anni ha conquistato molti settori, consente di automatizzare interi flussi di lavoro, liberando i dipendenti da compiti ripetitivi e monotoni e consentendo loro di concentrarsi su attività più cruciali e impegnative.

Vantaggi dell’automazione dei workflow per ottimizzare i processi

1. Risparmio sui costi: risparmiare è cruciale per qualsiasi azienda. Tuttavia, molte imprese faticano a raggiungere gli obiettivi di riduzione dei costi stabiliti, principalmente a causa di una pianificazione inadeguata e tagli di bilancio che non forniscono il ritorno sugli investimenti desiderato. Secondo Gartner Research, solo il 43% dei dirigenti aziendali raggiunge il livello di risparmio prefissato nel primo anno di riduzione dei costi. L’automazione può aiutare a superare queste sfide, stimolando la crescita e riducendo le complessità.

2. Risparmio di tempo: un altro vantaggio notevole dell’automazione dei flussi è il risparmio di tempo. L’automazione eliminando le attività ripetitive manuali riduce gli errori umani, efficienta i processi e permette ai dipendenti di concentrarsi su attività più significative e strategiche per lo sviluppo dell’azienda. Inoltre i processi possono funzionare 24/7 senza interruzioni, garantendo un flusso di lavoro costante.

3. Monitoraggio e controllo: i sistemi di automazione dei flussi forniscono strumenti di monitoraggio in tempo reale che permettono di identificare e risolvere eventuali problemi rapidamente.

4. Comunicazione e collaborazione migliorata: la collaborazione è essenziale per il successo aziendale. Fornendo strumenti semplificati che permettono ai membri di diversi team di partecipare allo stesso processo, si favorisce una comunicazione più fluida e un ambiente collaborativo e produttivo. Questo stile di automazione, insieme alla possibilità di lavorare su una piattaforma unica dove tutto è semplificato, produce un modo di lavorare insieme più efficace ed efficiente. Secondo Gartner il 75 % delle aziende con livelli di collaborazione elevati riferisce di avere anche livelli elevati di innovazione.

5. Integrazione dei sistemi: l’automazione e orchestrazione dei processi può integrare diversi sistemi, eliminando la necessità di trasferire manualmente i dati da un sistema all’altro, risparmiando tempo, ottimizzando modi di lavorare e riducendo la possibilità di errori.

6. Gestione della Governance, Rischio e Conformità: nel mondo interconnesso di oggi, molte organizzazioni devono rispettare una miriade di regolamenti. L’automazione può semplificare enormemente le attività di conformità riducendo al contempo i rischi legati alla sicurezza dei dati e garantendo il rispetto delle normative vigenti.
Lavorare su un’unica piattaforma che registra e monitora automaticamente ogni azione eseguita consente di tenere traccia e riesaminare agevolmente i dati cruciali. Questo processo migliora notevolmente la tracciabilità e contribuisce ad assicurare che ciascuna fase del procedimento, creata con gli strumenti della piattaforma, rispetti pienamente le normative.

Le piattaforme di workflow includono anche strumenti di analisi automatici dei processi, di semplice interpretazione, che non solo ottimizzano costantemente i workflow, ma semplificano anche notevolmente le operazioni di conformità.

7. Flessibilità e trasformazione aziendale: un altro vantaggio significativo dell’automazione dei workflow è la sua flessibilità. Ogni vantaggio discusso finora può influenzare l’intera azienda. Quando è ben progettata e implementata, l’automazione può semplificare qualsiasi processo aziendale, compresi quelli più articolati che richiedono comunque una parte di intervento umano. Con l’automazione, i dipendenti di tutti i reparti e con diverse specializzazioni possono utilizzare le loro energie e competenze per un lavoro più gratificante, mentre i compiti ripetitivi vengono automatizzati.

Conclusione

In sintesi, l’automazione dei flussi e processi, quando gestiti da una adeguata piattaforma per l’automazione dei workflow, è un potente strumento che può aiutare le organizzazioni a migliorare l’efficienza, risparmiare costi e tempo, e gestire la governance, il rischio e la conformità. Con l’implementazione dell’automazione dei workflow, le organizzazioni possono iniziare una vera e propria trasformazione digitale verso un futuro più efficiente e competitivo.