Non di rado accade in un’azienda o in un ufficio che pacchi, faldoni e documenti aziendali sostino anche per settimane sulle scrivanie dei dirigenti in attesa di essere controllati e firmati prima di poter avviare un nuovo progetto. 

Oggi per fortuna molte cose stanno cambiando e la gestione documentale cartacea tradizionale viene sempre più spesso sostituita da utili workflow documentali. 

Di cosa si tratta di preciso?

Per workflow si intende “flusso di lavoro” costituito da una serie di obiettivi svolti al fine di produrre un risultato finale.

Il workflow documentale è dunque un sistema che digitalizza e automatizza le procedure e i processi aziendali collegati alla gestione dei documenti e che permette di controllare l’andamento dei flussi e i risultati finali. 

Tale sistema è oggi possibile grazie alla piattaforma di digitalizzazione dei processi aziendali: TocToc All-in-One. 

I documenti in un’azienda possono essere di diversi tipo, per questo è importante definire in anticipo e classificare in modo specifico quali sono le tipologie di documenti che vengono gestiti in determinati flussi, perché per ogni flusso documentale sarà possibile automatizzare diversi workflow o farli interoperare tra loro. 

Il passaggio successivo sarà quello di individuare i responsabili che si occupano di quei documenti e che quindi appartengono a un determinato workflow.

Infine sarà necessario definire quale azione o attività deve essere collegata ad ogni processo: onboarding, validazione, firma, video identificazione, controllo dati, integrazione con sistema di terze parti, ecc.

Dopo aver analizzato e definito ogni step del processo, dovranno essere sviluppati workflow specifici all’interno della piattaforma di gestione firme e flussi che velocizzeranno il lavoro in azienda apportando numerosi vantaggi.

Vantaggi del workflow documentale e di firma

• creazione documenti digitali o digitalizzazione degli esistenti
• classificazione e gestione dei documenti
• divisione dei ruoli ben definita
• accessi personalizzati consentiti da qualsiasi device e in qualsiasi momento
• pianificazione attività organizzate per task
• controllo e approvazione degli step all’interno dei flussi
• condivisione dei documenti con altri utenti
• archiviazione digitale dei documenti 
• eliminazione dei documenti non più necessari
• raccolta dati e analisi dei risultati finali (tempi di approvazione, tempi di ritardo, tempistica del ciclo completo, motivi dei blocchi, ecc.)
• eliminazione della carta
• accelerazione delle tempistiche
  

In questo modo è possibile realizzare la gestione e l’avanzamento del lavoro in modo rivoluzionario, e in totale autonomia, dal proprio studio da remoto o in azienda, senza utilizzare alcun documento cartaceo, senza attendere di incontrare il collega o il cliente, secondo i propri tempi, o stabiliti in precedenza con il team, ma soprattutto con la certezza che nulla possa sfuggire o essere dimenticato affidandosi alla piattaforma All-in-One TocToc che guida l’utente nella sua esperienza d’uso e reminder. 

L’avvio di un’automatizzazione del lavoro e digitalizzazione dei processi di firma è sicuramente una scelta importante, ma necessaria per poter accedere a pratiche e documenti quando si vuole offrire ai clienti servizi performanti in tempi brevi e in modo continuativo. 

Le caratteristiche di una piattaforma di workflow procedurali e documentali

Dashboard documenti e attività

La piattaforma permette di importare propri documenti e di realizzarne di nuovi seguendo template preimpostati, secondo linee guida precedentemente concordate. Nella schermata principale si ha sott’occhio le attività in corso, i possibili punti di criticità e le pratiche o contratti conclusi con successo.

Organizzazione

Assegnazione di utenze predefinite con ruoli e compiti specifici, senza possibilità di sovrapporre funzioni.

Fruibilità

Accesso alla piattaforma da web e mobile con qualsiasi tipo di device e in qualsiasi momento, in modo sicuro grazie al processo di accesso e autenticazione a due fattori.

Sicurezza dei processi di firma

L’inserimento della firma è concesso solo a identità riconosciute e verificate in modo certo per garantire la validità legale e l’unicità dei documenti firmati.

Controllo

Possibilità di controllare in tempo reale i processi e intervenire in caso di necessità avvisati da mail e alert specifici.

Efficienza

Riduzione degli errori umani, inalterabilità dei documenti, gestione del lavoro in modo ben strutturato grazie alla definizione dei ruoli e all’automatizzazione delle scadenze.

Calendari funzionali

Orario di turni di lavoro, festività e ferie calendarizzabili per fermare i flussi in modo totale o parziale.

Integrazioni con sistemi terzi

Possibilità di integrarsi con sistemi terzi e sorgenti dati esterne.

Reportistica

Report e statistiche sono archiviati nella piattaforma con possibilità di lettura, analisi ed export. Ogni step procedurale e ogni attività degli utenti (interni o esterni all’azienda) può essere analizzato e valutato per consentire l’ottimizzazione dei processi. 

Una gestione documentale digitale in conclusione permette di ottimizzare il lavoro, ridurre i singoli costi ed efficientare l’intera macchina aziendale. Vuoi parlarne con noi? Senza esitazioni scrivici su info@toctoc.me oppure contattaci in chat sul sito.