Firmare contratti a distanza per accelerare i processi di business
I cambiamenti economici e tecnologici che stiamo vivendo comportano la diffusione di nuove soluzioni informatiche che agevolano i rapporti tra aziende e clienti, tra queste i servizi di firma remota e l’identificazione del cliente online si stanno diffondendo sempre di più.
La Tecnologia è ormai entrata nelle nostre vite come il sole la mattina scalda l’aria per le vie della città. Non possiamo più farne a meno e ogni giorno utilizziamo decine di strumenti tecnologici senza neanche più accorgercene.
La pandemia ha accelerato la diffusione della tecnologia e del digitale anche in quei paesi che ancora avevano uno stile di vita più lento e tradizionale.
Il digitale ha dato l’opportunità a molte aziende di portare avanti il proprio business e ad altre di riformularlo secondo strade diverse, innovative e moderne, andando incontro alla nuova domanda di servizi digitali.
Di conseguenza è aumentata l’esigenza di riconoscere l’identità del cliente a distanza e di realizzare vendite e accordi commerciali con valore legale online.
Molte aziende hanno rivoluzionato i propri asset avviando nuovi processi di business completamente digitali, dematerializzati, pensati, ideati e realizzati in forma solo digitale, senza la necessità della carta stampata, degli incontri fisici, degli spostamenti in auto e degli uffici fisici.
La possibilità di realizzare meeting di lavoro e incontri su internet, formalizzare con valore legale proposte contrattuali online, ricevere documenti legalmente firmati con firme elettroniche a norma, fornire servizi digitali in modo sicuro e continuativo e ricevere in cambio la più alta soddisfazione del cliente sono diventate nuove abitudini di lavoro digitale.
La nuova impostazione e visione del lavoro ha permesso a molti imprenditori di ottimizzare i processi aziendali, agevolare il lavoro dei dipendenti e aumentare il ritorno degli investimenti.
Tra le nuove soluzioni digital per le aziende si posiziona la piattaforma di contrattualistica a distanza TocToc, una piattaforma scalabile e modulare, capace di far firmare contratti a distanza con firme elettroniche con valore probatorio, in modo legale, certificato e nel rispetto della normativa vigente in materia.
La piattaforma crea o importa documenti per trasformarli in contratti digitali, senza l’uso di carta e scanner, e invia al cliente un format da seguire per firmare tramite firma elettronica (semplice, avanzata o qualificata) il contratto elettronico con pieno valore legale.
La firma elettronica dei contratti digitali, realizzati tramite la rete internet, consente l’imputabilità e l’immodificabilità del documento, fondamentale per molti rapporti B2B.
Come funziona la firma dei contratti online?
Far firmare contratti a distanza tramite la piattaforma di contrattualistica digitale e video identificazione del cliente TocToc è molto facile, in quanto la User Experience è intuitiva e guida l’utente attraverso semplici passaggi:
1. Accedi alla piattaforma autenticandoti,
2. Apri il flusso procedurale specifico,
3. Inserisci i dati del firmatario,
4. Crea da modello predefinito, o importa, il documento da far firmare,
5. Posiziona i punti firma richiesti e invia.
Il cliente riceve per email l’invito a firmare, in qualunque luogo e su qualsiasi dispositivo abbia a suo disposizione (pc, tablet o smartphone). Potrà autenticarsi con l’accesso SPID/ CIE, o breve video selfie, e firmare il documento cliccando sui punti firma e inserendo sullo schermo un codice OTP ricevuto per SMS e/o mail.
Riceverà quindi nella sua casella di posta il contratto elettronico appena firmato e una copia di esso sarà archiviata nella piattaforma dell’azienda.
In qualsiasi momento dalla dashboard della piattaforma è possibile controllare lo stato dell’invio dei documenti, l’acquisizione corretta e completa delle firme, gli esiti positivi e negativi con le eventuali cause di blocco.
I documenti firmati digitalmente in modo legale saranno archiviati e conservati a norma secondo tempistiche precedentemente concordate. La sicurezza e la governance sono garantite dall’impiego di processi normati e tecnologie sicure e certificate ISO 9001, 27001, 27017, 27018.
Vantaggi di una soluzione di contrattualistica a distanza?
Dematerializzazione processi = Green process
Velocità = Risparmio tempo e costi
Customer Experience eccellente
Aumento efficienza processi = incremento conversioni
Monitoraggio h24 – senza limiti di device e orario
Compliance eIDAS e GDPR garantita
In una realtà sempre più tecnologica diviene indispensabile offrire al cliente un processo completamente digitalizzato dei flussi documentali e dei processi di firma e al proprio personale aziendale documenti e processi digitali consultabili in qualsiasi momento e luogo, eliminando del tutto la carta e gli spostamenti in auto.
Capire i mutamenti tecnici, organizzativi e culturali ed essere al passo con le trasformazioni tecnologiche in atto consente alle aziende di avvicinare un numero sempre maggiore di clienti, contando su un bacino di utenza oltre i confini fisici e costantemente alla ricerca di processi e servizi digitali innovativi in grado di semplificare la vita di ogni giorno.