Firma elettronica semplice e sicura con OTP: ideale per PMI
L’evoluzione delle firme elettroniche e la necessità di soluzioni semplici e sicure
Nonostante l’avanzare dirompente della trasformazione digitale, un numero considerevole di aziende e professionisti continua a fare affidamento su metodologie di firma tradizionali, basate sull’apposizione manuale di firma su documenti cartacei. Questa abitudine è dovuta al fatto che molte persone la associano storicamente a concetti di semplicità, fiducia e autenticità, trascurando i diversi attriti e lentezze che comporta.
Il problema delle firme tradizionali: inefficienze e rischi
Con la diffusione dei servizi digitali e dei mercati online, si è iniziata a manifestare una crescente consapevolezza delle numerose inefficienze, dei costi non trascurabili e dei potenziali rischi per la sicurezza legati alla sottoscrizione dei documenti su carta. Questa consapevolezza, unita all’esigenza di soluzioni che consentano la sottoscrizione di documenti da remoto sta alimentando una forte domanda di firme digitali efficaci e affidabili.
Tempi lunghi e difficile condivisione documentale
I processi di firma tradizionali sono intrinsecamente caratterizzati da una serie di peculiarità che possono rallentare significativamente i flussi di lavoro aziendali. La necessità di una presenza fisica per l’apposizione della firma, unita ai processi manuali di stampa, scansione, invio, catalogazione e archiviazione dei documenti, si traduce in tempi di conversione più lunghi, spesso aggravati dai ritardi postali e dalla laboriosa gestione fisica degli archivi.
La condivisione e il tracciamento dei documenti in formato cartaceo risultano inoltre operazioni complesse e dispendiose in termini di tempo, ostacolando la collaborazione e la visibilità sullo stato di avanzamento dei processi. Ogni passaggio manuale introdotto nel flusso di lavoro tradizionale rappresenta un potenziale collo di bottiglia, con un impatto negativo sulla produttività e sulla velocità complessiva delle transazioni.
Non da meno le modalità di firma cartacee comportano costi diretti e indiretti spesso sottovalutati. Le spese per la carta, la stampa e le apparecchiature dedicate, sommate ai costi dedicati all’archiviazione fisica, ai costi di spedizione e ai costi di manodopera per la gestione manuale dei documenti, possono incidere significativamente sul bilancio di un’azienda.
A questi si aggiungono i costi indiretti derivanti da errori, documenti smarriti e dalla conseguente necessità di rifare il lavoro, nonché il costo legato ai ritardi nella conclusione di contratti e accordi commerciali. L’insieme di questi fattori evidenzia come i processi basati sulla carta, apparentemente semplici, possano generare oneri finanziari e potenziali rischi considerevoli per le organizzazioni.
Infine, i processi di firma tradizionali presentano vulnerabilità di sicurezza significative e possono rendere difficoltosa la dimostrazione della conformità normativa. La verifica dell’identità dei firmatari in un contesto cartaceo può risultare complessa, esponendo i documenti al rischio di falsificazione e alterazione.
Il rischio di perdita, danneggiamento o furto dei documenti cartacei rappresenta un’ulteriore preoccupazione, così come la complessità nel garantire la conformità a normative come il GDPR quando si gestiscono informazioni sensibili in formato cartaceo. Inoltre, la natura fisica dei documenti li rende suscettibili a manipolazioni e aumenta la difficoltà nel tracciare chi ha avuto accesso a quali informazioni e quando, compromettendo la sicurezza e la conformità.
La soluzione: firma elettronica semplice con OTP via SMS
Il regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS) indica la definizione della firma elettronica semplice (FES) come “dati in forma elettronica allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”. Questa tipologia di firma rappresenta un livello base di firma digitale ed è generalmente utilizzata in contesti con un rischio relativamente basso. Esempi comuni di firma semplice includono la spunta di una casella di accettazione online o l’inserimento di un codice OTP.
Un elemento cruciale per rafforzare la sicurezza della firma elettronica semplice è rappresentato dall’autenticazione forte tramite OTP (One-Time Password) inviato via SMS. L’OTP è un codice temporaneo e univoco che viene generato e inviato al telefono cellulare in disponibilità del firmatario. L’inserimento di questo codice da parte del firmatario è necessario per confermare la sua identità prima che la firma elettronica possa essere validamente apposta.
L’aggiunta di un secondo fattore di autenticazione riduce notevolmente il rischio di frodi e accessi non autorizzati rispetto a una semplice firma elettronica basata su un unico fattore di autenticazione.
L’OTP via SMS trasforma quindi una firma elettronica semplice in una soluzione più sicura per i seguenti motivi:
– Autenticazione Forte (Two-Factor Authentication – 2FA): l’OTP introduce un secondo fattore di autenticazione. Mentre una firma elettronica semplice “pura” potrebbe basarsi solo su un elemento (es., l’accesso a un account), l’OTP richiede che il firmatario possieda e abbia accesso a un dispositivo fisico specifico: il proprio telefono cellulare.
– Fornisce una prova più solida che la persona che sta apponendo la firma sia il titolare del telefono associato e, quindi, presumibilmente la persona che intende firmare.
– Rende più difficile il ripudio: la combinazione della firma elettronica con un codice OTP univoco e temporaneo, inviato a un numero di telefono presumibilmente controllato dal firmatario, rende molto più difficile contestare la validità della firma.
– Aumenta la conformità: sebbene la firma elettronica semplice con OTP via SMS non raggiunga il livello di firma qualificata (che richiede dispositivi qualificati e certificati), l’aggiunta dell’OTP come metodo di autenticazione forte la rende più solida e affidabile rispetto a una semplice firma elettronica senza questo ulteriore livello di sicurezza.
Vantaggi chiave della firma elettronica con OTP
L’adozione della firma elettronica semplice con OTP via SMS apporta benefici cruciali alle aziende, tra cui un significativo aumento dell’efficienza e della velocità dei processi di firma, una sicurezza notevolmente rinforzata grazie all’autenticazione a due fattori e alla tracciabilità, e un importante contributo alla sostenibilità ambientale, valore oggi sempre più apprezzato da clienti e partner commerciali, attraverso la dematerializzazione dei documenti e dei workflow approvativi.
Valore legale e conformità normativa
Il regolamento eIDAS garantisce che anche la forma più elementare di firma elettronica possiede una sua validità giuridica e può essere utilizzata come prova in tribunale, indipendentemente dal suo livello di sicurezza o dal fatto che non soddisfi i criteri più rigorosi previsti per le firme elettroniche avanzate o qualificate. L’aggiunta dell’integrazione dell’autenticazione forte tramite OTP via SMS rafforza ulteriormente la validità probatoria della FES, fornendo un ulteriore livello di sicurezza e affidabilità al processo di firma. Tuttavia, il peso specifico e il valore probatorio ad essa attribuiti sono in gran parte demandati alle singole legislazioni nazionali.
In Italia, ad esempio, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) interagisce con il regolamento eIDAS nel definire ulteriormente gli effetti giuridici delle diverse tipologie di firme elettroniche, inclusa la FES. Ai sensi dell’articolo 21 del CAD, il valore probatorio di un documento informatico sottoscritto con una FES è liberamente valutabile in giudizio dal giudice, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Questo significa che, in caso di contestazione, l‘affidabilità e la validità probatoria di una FES saranno valutate caso per caso, considerando gli elementi concreti che la caratterizzano.
Proprio per queste motivazioni resta inteso che è rimessa alla singola Azienda che adotta una o più soluzioni di firma la valutazione dell’aderenza della soluzione scelta oltre che alle proprie esigenze commerciali anche alle normative vigenti in funzione della natura dell’attività che intende svolgere.
In caso di eventuali controversie legali, una soluzione di firma elettronica del genere è tuttavia in grado di fornire prove solide e tracciabili dell’intero processo di firma. Questo include la registrazione precisa della data e dell’ora in cui la firma è stata apposta, l’indirizzo IP utilizzato e la garanzia dell’integrità del documento firmato. L’audit trail dettagliato, che registra cronologicamente ogni azione compiuta durante il processo di firma, unitamente al dossier di prova completo registrato in piattaforma, costituiscono elementi probatori in caso di contestazioni.
Sicurezza avanzata per documenti e informazioni
Ulteriori misure di sicurezza avanzate per garantire la protezione di documenti e le informazioni sensibili sono offerte dalla crittografia end-to-end, sia durante la fase di trasmissione che durante l’archiviazione. Questo significa che il contenuto dei documenti firmati è accessibile solo alle parti autorizzate, assicurando la massima riservatezza e integrità dei dati durante l’intero ciclo di vita del documento.
La capacità di una piattaforma di firma semplice di sostenere misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali dei firmatari durante l’intero processo di firma elettronica assicura il rispetto delle normative stabilite dal GDPR, fondamentale per un’azienda che tutela la privacy e i dati dei propri clienti.
Casi d’uso firma elettronica semplice con OTP e applicazioni
La firma elettronica semplice con OTP via SMS si adatta perfettamente alle esigenze di diversi settori aziendali.
- Nel settore IT e dei servizi digitali, la piattaforma può essere utilizzata per la richiesta di consenso prima dell’invio di un preventivo, accordi di non divulgazione (NDA) e per l’approvazione di termini di servizio e policy aziendali. La velocità e la sicurezza offerte sono particolarmente vantaggiose in un contesto in cui i tempi di risposta rapidi e la protezione della proprietà intellettuale sono di primaria importanza.
- Nel settore dell’e-commerce e della vendita al dettaglio, facilita la firma di proposte di acquisto, nonché l’accettazione di termini e condizioni online. La facilità d’uso e l’accessibilità da qualsiasi dispositivo rendono la firma elettronica con OTP ideale per le transazioni online.
- Per le risorse umane, la piattaforma semplifica la firma sulla raccolta consensi per il trattamento dei dati personali e sulle informative privacy, oltre alla gestione delle pratiche di onboarding e offboarding, riducendo la burocrazia e migliorando l’esperienza dei dipendenti.
Infine, la flessibilità della soluzione, che può essere integrata con più o meno livelli ulteriori di sicurezza, la rende applicabile a molti altri settori, tra cui l’immobiliare (per proposte di compravendita e locazione), la sanità (per consensi informati e documentazione paziente), la logistica (per bolle di consegna e contratti di trasporto) e molti altri.
Firma semplice con TocToc
In questo scenario dinamico, la nostra piattaforma di firma elettronica TocToc si presenta come una soluzione specificamente progettata per offrire un servizio di firma elettronica semplice ma dotato di sistemi di sicurezza elevati. La combinazione di un processo di firma intuitivo, pronto all’uso e facile da utilizzare rappresenta un elemento distintivo della nostra soluzione, in grado di rispondere alle esigenze di un mercato sempre più orientato alla sicurezza e all’efficienza.
L’impiego dell’OTP via SMS costituisce un efficace compromesso tra la facilità d’uso richiesta dall’utente finale e un livello di sicurezza significativamente superiore rispetto alle soluzioni di firma elettronica più basilari, che spesso si basano unicamente sull’autenticazione tramite email.
Parallelamente, la nostra piattaforma è progettata per garantire il pieno rispetto delle normative stabilite dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Implementiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali dei firmatari durante l’intero processo di firma elettronica, assicurando la trasparenza nel trattamento dei dati e il pieno rispetto dei diritti degli interessati, come previsto dal GDPR.
A testimonianza del nostro impegno per i più elevati standard di sicurezza e gestione delle informazioni, la nostra piattaforma è certificata ISO 27001, standard internazionale riconosciuto che specifica i requisiti per un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (SGSI). Ottenere e mantenere questa certificazione dimostra la nostra dedizione alla protezione dei dati e alla gestione dei rischi di sicurezza in conformità con le migliori pratiche a livello globale.
Come funziona la firma elettronica con OTP via SMS
Il nostro processo di firma elettronica semplice con OTP via SMS, da remoto o de visu, è stato progettato per garantire la massima facilità d’uso e sicurezza per l’utente finale:
- Invio dell’invito: il cliente riceve una mail contenente un link di invito per accedere al contratto da firmare.
- Accesso al documento: per accedere al documento, il cliente deve inserire la password specificata nella mail.
- Accettazione delle clausole: prima di poter visualizzare il documento, il cliente è tenuto ad accettare le clausole e le informative presentate.
- Lettura e firma: il cliente può quindi leggere attentamente il documento e, una volta pronto, cliccare sui punti firma evidenziati.
- Convalida tramite OTP: per convalidare le firme apposte, il cliente riceve immediatamente un SMS contenente un codice OTP (One-Time Password) sul telefono cellulare in propria disponibilità.
- Inserimento dell’OTP: il cliente inserisce il codice OTP ricevuto via SMS nell’apposito campo.
- Completamento e archiviazione: una volta inserito l’OTP corretto, la firma è completata.
Il cliente riceve immediatamente una copia del contratto firmato nella propria casella di posta elettronica. Il contratto firmato viene inoltre archiviato in modo sicuro sulla piattaforma, corredato di un sigillo elettronico certificato eIDAS e di una marca temporale.
Tutti i documenti e le informazioni sono protetti tramite crittografia. La piattaforma registra un audit di firma dettagliato e un dossier di prova completo per ogni azione collegata al documento firmato.
Scegliere il miglior software di firma elettronica per PMI e professionisti
La spinta verso la completa digitalizzazione dei flussi di lavoro aziendali rende le firme elettroniche non solo una comoda opzione, ma una necessità impellente per i professionisti che desiderano mantenere la propria competitività in un panorama in continua evoluzione. Le aziende che esitano ad adottare soluzioni di firma elettronica rischiano di trovarsi in una posizione di svantaggio rispetto alla concorrenza, sia in termini di efficienza operativa sia di velocità nell’esecuzione delle transazioni.
In conclusione, la nostra soluzione di firma elettronica, con autenticazione forte tramite OTP via SMS, rappresenta la scelta ideale per i professionisti che cercano un modo sicuro e digitalizzato per gestire e ottimizzare i propri processi di firma. I vantaggi in termini di efficienza, sicurezza, riduzione dei costi e rispetto dell’ambiente, uniti alla piena conformità normativa e alla robusta protezione dei dati, sono confermati dai nostri clienti che la utilizzano come un valido strumento di supporto per accelerare le attività di sottoscrizione e proteggere le informazioni e i documenti dei propri interlocutori.
Contattaci oggi stesso per maggiori informazioni e per iniziare a trasformare i tuoi processi di firma.