Come scegliere la piattaforma di workflow ideale per la tua azienda
Guida pratica e consigli per valutare una piattaforma per automatizzare i processi aziendali
Scegliere una piattaforma di workflow è una decisione cruciale per qualsiasi azienda che desideri digitalizzare i propri processi e migliorare la gestione delle attività. Questo vale ancor di più per figure di responsabilità, come CTO, project manager e product manager, che hanno il compito di individuare soluzioni efficaci per tutta l’organizzazione.
La scelta di una piattaforma non si riduce alla semplice valutazione delle sue funzionalità. Bisogna guardare oltre, comprendere come si inserisce nella strategia aziendale e valutare il suo potenziale impatto a lungo termine.
Perché una piattaforma di workflow?
Prima di effettuare ogni decisione per la propria azienda è importante partire da una domanda fondamentale: quali problemi vogliamo risolvere con questa tecnologia?
Può trattarsi di volere:
- Automatizzare compiti ripetitivi, per ridurre errori e ottimizzare i tempi.
- Migliorare la gestione dei ticket e dell’assistenza, tramite una visione complessiva in tempo reale.
- Migliorare la collaborazione tra i team grazie a flussi di lavoro centralizzati.
- Monitorare in tempo reale i progetti, fornendo visibilità su avanzamenti e analytics.
Come ha affermato il noto esperto di processi aziendali Michael Hammer: “Automazione senza semplificazione è come accelerare una macchina in un vicolo cieco.” La piattaforma giusta deve quindi semplificare i processi, non aggiungere complessità.
Checklist pratica per la scelta di un software per la gestione dei processi aziendali
Un approccio strutturato ti aiuterà a valutare meglio le diverse soluzioni presenti sul mercato. Ti può essere utile questa checklist:
- Definire gli obiettivi aziendali
Prima di tutto, è fondamentale capire quali problemi si vogliono risolvere. Vuoi migliorare la User Experience? Aumentare la velocità dei processi? Automatizzare approvazioni? Ottimizzare l’assistenza ai clienti? Stabilire le priorità chiave da cui partire è il primo passo verso una scelta mirata.
- Valutare la scalabilità
Un aspetto essenziale è la scalabilità. Le aziende crescono, i processi evolvono e le piattaforme tecnologiche devono essere in grado di adattarsi a questi cambiamenti. Immagina di scegliere una soluzione che oggi soddisfa le tue necessità, ma che domani diventa un ostacolo a causa di limiti tecnici o mancanza di integrazioni con altri strumenti. Non sarebbe frustrante?
- Esaminare funzionalità chiave
Le funzionalità, ovviamente, giocano un ruolo sostanziale. Una buona piattaforma deve offrire un’interfaccia intuitiva, permettere di automatizzare i processi e integrarsi con i software già in uso, come CRM, ERP o tool di sviluppo software. Ad esempio, HubSpot e Salesforce offrono eccellenti integrazioni con piattaforme di workflow.
- Testare la piattaforma
È sempre utile chiedere una demo o provare direttamente la piattaforma coinvolgendo i team che la utilizzeranno. Solo così si può capire se è davvero la scelta giusta. In un caso recente, un’azienda di consulenza ha evitato costosi errori grazie a un periodo di prova che ha messo in luce limiti non evidenti durante la fase di vendita.
- Verificare il supporto tecnico
Un elemento spesso sottovalutato è infine il supporto tecnico. Anche la migliore tecnologia può presentare problemi o necessitare di aggiornamenti. Per questo, avere un fornitore che garantisca assistenza rapida ed efficiente è un valore aggiunto che non va trascurato. Come sottolineato da Gartner, il 53% delle aziende considera il supporto post-vendita un fattore chiave nella soddisfazione complessiva.
Errori da evitare
Nel prendere la decisione di adottare una piattaforma di workflow, è essenziale evitare alcuni errori comuni.
Primo fra tutti, non definire con precisione le esigenze aziendali. Senza una visione chiara, si rischia di scegliere una piattaforma generica che non risponde realmente ai bisogni specifici.
Un altro errore è non coinvolgere i team: se le persone non si sentono parte del processo decisionale, potrebbero resistere all’adozione della tecnologia o utilizzarla nel modo sbagliato. Come dimostrato da uno studio di McKinsey, il 70% dei progetti di digitalizzazione fallisce per mancanza di coinvolgimento delle persone chiave.
Infine, ignorare il ritorno sull’investimento è un rischio: bisogna sempre valutare se i benefici superano i costi.
In definitiva, scegliere la piattaforma di workflow perfetta richiede tempo, analisi e una visione strategica. Tuttavia, il risultato è una trasformazione digitale concreta, capace di migliorare l’efficienza aziendale e il coordinamento tra i team.
Se stai pensando di fare questo passo, non lasciare nulla al caso e cerca sempre di coinvolgere chi lavora al tuo fianco. Scegli la tecnologia che si adatta meglio alle tue esigenze, monitora i risultati e non esitare a confrontarti con altri professionisti.