Come eseguire contratti online con firme elettroniche a distanza

La nostra società in questi ultimi anni ha vissuto numerose trasformazioni, divenendo (finalmente) una realtà più digitalizzata e connessa. Per questo motivo alle aziende è richiesta la capacità di offrire servizi online performanti, a partire dai funnel e i processi di acquisizione e registrazione clienti fino alla capacità di offrire soluzioni di contrattualistica a distanza semplici e veloci da utilizzare.
Ogni servizio deve garantire elevate prestazioni e rendere l’esperienza utente il più fluida e semplice possibile.

Nell’ambito delle compravendite e degli accordi commerciali, dal vivo o online, è da sempre necessario che i contratti siano obbligatoriamente firmati dal contraente.

Questo è valido in numerosi contesti: contratti di comodato d’uso, per la cessione del quinto, stipula finanziamenti, servizi fiscali, vendita arredamento, mandati professionali, risarcimento danni, recupero documenti per conto terzi, servizi patronato e caf, contratti per agenti di commercio e tanti altri.

Un’azienda che oggi adotta una piattaforma digitale per eseguire contratti online personalizzati tramite firme elettroniche è un’azienda che desidera migliorare l’esperienza cliente in tutto il suo ciclo di vita. Dall’acquisizione iniziale tramite onboarding fino ai passaggi successivi all’interno della piattaforma o del portale con i propri servizi, il cliente è incentivato a utilizzare servizi correlati o acquistare nuovi prodotti, da un’esperienza d’utilizzo facile, remota e attivabile su qualsiasi device.

COME SI FIRMA UN CONTRATTO A DISTANZA CON LA VIDEO IDENTIFICAZIONE?

Vediamo allora insieme come si esegue un processo di contrattualistica online che si basa sul riconoscimento certo dell’identità digitale del cliente. In altri contesti non è richiesto il video riconoscimento dell’utente perché il processo, a seconda degli scopi, può basarsi solo su un riscontro dell’identità tramite invio di codici OTP per email e per SMS su smartphone. 

Il cliente, o il partner commerciale, che deve sottoscrivere il contratto, riceve una mail dall’azienda con l’indicazione a cliccare per procedere;

– l’utente accede nella piattaforma adibita ad eseguire i contratti a distanza con valore legale e secondo aggiornate normative AgID e GDPR;

– l’utente quindi inserisce il codice di autenticazione che ha ricevuto nell’email; 

– dà i suoi consensi privacy al processo di contrattualistica a distanza ed infine vede sullo schermo una breve video-guida sui passi successivi da seguire.

A questo punto può decidere se indentificarsi tramite SPID, CIE, oppure tramite un breve video-selfie in tempo reale.

Se opta per l’ultima soluzione procederà in questo modo:

1. esegue il test della propria webcam, per valutare luminosità e qualità della ripresa

2. mostra il proprio documento (carta d’identità, passaporto, ecc) di riconoscimento fronte e retro

3. inquadra il proprio volto affiancandovi il documento

4. esegue dei movimenti per provare di essere in presenza di fronte la webcam (liveness)

5. controlla che il video appena realizzato sia qualitativamente accettabile e se acconsente, la piattaforma mostra al cliente il contratto da firmare. 

Il sistema gli invia un SMS con un codice OTP da inserire per firmare online il contratto digitale e terminare la procedura.

In un secondo momento un operatore di back-office dell’azienda verifica la correttezza delle procedura effettuata.
Se questa soddisfa tutti i requisiti necessari per confermare la validità legale del contratto firmato a distanza, l’operatore convalida la pratica e la piattaforma invia l’ok e copia del contratto firmato al cliente e all’azienda, che si occuperà eventualmente anche della conservazione documentale. 

Le fasi risultano estremamente semplici e intuitive da eseguire con qualsiasi dispositivo connesso a internet e dotato di una webcam. Il cliente risulta così soddisfatto da una procedura veloce e intuitiva che suscita un senso di fiducia verso l’azienda.

Lo stesso processo può essere eseguito assistiti in tempo reale da un agente qualificato che guida l’utente nei passaggi sopra elencati. Il riconoscimento in video dell’identità digitale del cliente in questo caso diviene sincrono e abbrevia i tempi di validazione che l’agente può eseguire contestualmente al processo di riconoscimento.  

Questa soluzione se validata da un certificato qualificato emesso da una Certification Authority, come Namirial o Aruba, consente di eseguire firme elettroniche qualificate (FEQ) sui contratti, che, in caso di contenziosi legali, detengono maggiore valore probatorio in quanto l’onere della prova sarà a carico del firmatario che ha, o non ha, firmato il contratto, alla stregua della firma autografa. 

A seconda delle specifiche esigenze dell’azienda, la piattaforma per la stipula di contratti a distanza può comporsi di diverse fasi di esecuzione, essendo composta da moduli opzionali, intercambiabili e scalabili. 

É garantita una completa personalizzazione della soluzione in white label o in alternativa un servizio chiavi in mano di più celere messa online. 

VANTAGGI DI UNA PIATTAFORMA DI CONTRATTUALISTICA E FIRME ELETTRONICHE 

Questa nuova soluzione offre molteplici vantaggi per l’azienda:

1. notevole crescita delle performance aziendali, dovuta anche alla riduzione dei costi operativi;

2. ottimizzazione dei tempi di onboarding e di fidelizzazione, 

3. miglioramento generale dell’esperienza cliente e del servizio ad esso fornito, in quanto riceve subito copia del contratto digitale firmato;

4. facilità d’uso per operatore e cliente che possono accedervi in mobilità, da tablet e smartphone, in qualunque luogo e a qualsiasi ora;

5. impulso verso un’impresa green, grazie all’eliminazione della carta e degli spostamenti in auto;

6. gestione delle pratiche e dei documenti digitali più efficiente e con possibilità di consultazione da qualsiasi luogo.

Ne emerge una riqualificazione totale dell’azienda che ha la possibilità di eseguire online, in qualsiasi momento, contratti con firma semplice, avanzata o qualificata con valore legale, a seconda delle esigenze del cliente, e possibilità di conservare digitalmente i documenti a norma.

I documenti in questo modo hanno pieno valore legale e possono essere opponibili a terzi, riducenzo la possibilità di andare incontro a contenziosi legali.

Anche il rinnovo di un contratto, una firma su un nuovo documento privacy, l’acquisizione di un servizio aggiuntivo può realizzarsi all’interno di una semplice video-sessione o inviando al cliente una mail con delle indicazioni precise da seguire per firmare il documento online all’interno della piattaforma. 

QUALE SOLUZIONE PERMETTE DI ESEGUIRE CONTRATTI ONLINE?

La soluzione di firma digitale con identificazione TocToc combina una sessione video, asincrona o sincrona, con tecnologie di face detection, liveness, algoritmi di OCR, lettura BARCODE e lettura chip, ideale per riconoscere l’identità digitale delle persone a distanza in pochi secondi, in modo certo, da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo.

L’esecuzione del processo in piattaforma garantisce la stessa validità giuridica e sicurezza dell’identificazione faccia a faccia. L’utente da remoto deve solo dotarsi di un dispositivo elettronico con una fotocamera e accesso a Internet. 

Questa semplicità della procedura di video identificazione con i relativi servizi di firma elettronica (semplice, avanzata o qualificata) permette di realizzare online qualsiasi tipo di firma per contratti a distanza, in linea sempre con le più recenti normative AgID e GDPR.

Se vuoi ricevere maggiori informazioni contattaci senza esitare in chat o per email su info@ toctoc.me, saremo lieti di fare due chiacchiere con te.