Codice Etico

Sommario

1. PREMESSA
2. AMBITO D’APPLICAZIONE

2.1.      Valori morali

2.2.      Inclusivity e cultura del lavoro

2.3.      Rispetto dei Diritti Umani

3. COMPORTAMENTO NEL LAVORO

3.1.      Rapporti con la clientela

3.2.      Rapporti con i fornitori

3.3.      Rapporti con i dipendenti

3.4.      Rapporti con altri operatori

3.5.      Rapporti con la Pubblica Amministrazione

3.6.      Regali, omaggi, benefici

3.7.      Onestà. Rispetto delle leggi e dei regolamenti

3.8.      Rappresentatività

3.9.      Canali informativi e ambiente di lavoro

3.10.     Tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro

3.11.     Riservatezza e privacy

3.12.     Registrazione e diffusione delle informazioni

3.13.     Controlli interni

3.14.     Attività lavorativa esterna

3.15.     Protezione e uso del patrimonio aziendale

3.15.1.      Uso del tempo e dei beni aziendali

3.15.2.      Utilizzo dei sistemi informativi

3.15.3.      Uso dei Social Media

3.15.4 Uso di tecnologie e di sistemi di Intelligenza Artificiale

3.15.5 Uso di informazioni interne

3.16.     Gestione e tutela del diritto d’autore

4. PROVVEDIMENTI AZIENDALI

1.      PREMESSA

L’etica nell’attività imprenditoriale è un approccio di fondamentale importanza per il buon funzionamento e la credibilità di un’azienda verso i clienti, i fornitori e più in generale verso l’intero contesto sociale ed economico nel quale la stessa opera.

TocToc srl (di seguito denominato anche società) ha quindi deciso l’adozione del presente Codice Etico, che si propone di confermare e fissare in un documento i principi di correttezza, lealtà, integrità e trasparenza dei comportamenti, del modo di operare e della conduzione dei rapporti sia al proprio interno sia nei confronti dei soggetti terzi.

Destinatari del Codice Etico sono tutti i dirigenti, i dipendenti e collaboratori della Società, nonché i collaboratori esterni che operano per il conseguimento degli obiettivi in esso sviluppati. Il Codice Etico è portato a conoscenza altresì di tutti coloro con i quali sono intrattenute relazioni d’affari (clienti, fornitori, consulenti, ecc.).

I destinatari del Codice che ne violino le regole ledono il rapporto di fiducia con l’azienda e saranno soggetti alle sanzioni previste. L’applicazione del Codice Etico è demandata al CdA e/o a soggetti designati.

2.      AMBITO D’APPLICAZIONE

Il Codice Etico (di seguito, anche solo il “Codice”) costituisce parte integrante del Sistema di Gestione Integrato per la Qualità, la Sicurezza delle Informazioni e Privacy.

Il Codice è l’insieme dei valori, dei principi, delle linee di comportamento cui devono ispirarsi i dipendenti e i collaboratori di TOCTOC nell’esercizio della propria attività lavorativa.

La Direzione di TOCTOC si ispira ai valori e principi del presente Codice.

Il Codice si pone come obiettivi la moralizzazione e l’efficienza nella gestione delle informazioni, nei rapporti intra-aziendali ed esterni all’Azienda, al fine di favorire indirizzi univoci di comportamento nonché benefici indotti dal consolidamento di una positiva reputazione aziendale.

Il Codice costituisce strumento per la definizione dei principi ed il monitoraggio della protezione delle informazioni, gli standard etici e morali di TOCTOC, indicando le linee di comportamento di tutto il personale e dei suoi collaboratori.

Il Codice si applica a tutte le funzioni aziendali, a tutti i dipendenti e a tutti gli operatori che entrano in relazione con TOCTOC per l’erogazione dei servizi.

È compito dei Responsabili di Funzione divulgare i contenuti del Codice a coloro i quali entrano in relazione con la propria funzione. Nel caso dell’assunzione di un nuovo dipendente è responsabilità della Direzione fornire una copia del Codice alla nuova risorsa.

2.1.   Valori morali

Tutto il personale di TOCTOC deve comportarsi lealmente con imparzialità, diligenza e correttezza.

Tutte le attività aziendali devono essere svolte con la massima diligenza, onestà, collaborazione, equità, lealtà, integrità morale e rigore professionale, nell’osservanza delle leggi, delle procedure e dei regolamenti aziendali e nel rispetto del Codice.

2.2.   Inclusivity e cultura del lavoro

La Società è sensibile ai temi di Inclusivity e di cultura del lavoro. Uno stile di gestione inclusivo aiuta, infatti, a soddisfare le aspettative dei dipendenti. Le persone che appartengono a una minoranza vogliono essere rappresentate e avere le stesse possibilità degli altri e, al tempo stesso, anche i lavoratori che non appartengono a una specifica minoranza vogliono vedere una maggiore giustizia sociale ed equità sul posto di lavoro.
La società sostiene l’inclusione in quanto l’unione di persone con background e culture diverse permette di creare un team ricco, aumentare la produttività e le prestazioni e ridurre il turnover dei dipendenti.

Numerose ricerche confermano che un ambiente di lavoro meritocratico, equo e inclusivo aumenta l’esperienza dei dipendenti, creando un ambiente di lavoro in cui le persone si sentono a proprio agio e rispettate.

Per la società costituisce discriminazione diretta qualsiasi disposizione, atto, patto o comportamento che produca un effetto pregiudizievole, discriminando i lavoratori in ragione:

a) del sesso;
b) dell’età;
c) della razza o origine etnica;
d) della religione, ideologia o altre convinzioni personali;
e) dell’orientamento politico o sindacale;
f) dell’orientamento sessuale;
g) dei motivi di salute;
h) di situazioni di disabilità;
i) dello stato di gravidanza;
j) dello stato di maternità o paternità.

Per far sì che il luogo di lavoro sia sempre più inclusivo, la Società richiede un feedback a tutte le proprie risorse tramite la somministrazione del “Questionario di Soddisfazione Dipendenti” annuale.
Le opinioni dei singoli dipendenti sono considerate sempre costruttive e finalizzate alla promozione di un ambiente di lavoro continuamente più equo e positivo.

2.3.   Rispetto dei Diritti Umani

La nostra azienda si impegna ad operare in conformità con i più alti standard etici, rispettando i diritti umani in tutte le nostre attività e lungo l’intera catena di fornitura. TocToc riconosce e si impegna a rispettare i diritti fondamentali dell’uomo in quanto riteniamo che il rispetto della dignità umana, della libertà, dell’uguaglianza e della giustizia siano valori imprescindibili per il nostro operato. A tal fine ci impegnamo a:

1. Garantire che tutte le attività aziendali si svolgano nel pieno rispetto dei diritti umani, senza alcuna forma di sfruttamento, coercizione o discriminazione.
2. Promuovere ambienti di lavoro sicuri dove i nostri dipendenti possano operare in un ambiente che promuova la dignità, l’inclusione e la sicurezza.
3. Assicurarci che i nostri fornitori e partner condividano questi principi, impegnandoci a collaborare solo con coloro che rispettano i diritti umani nelle loro operazioni.

Ci ispiriamo ai principali framework internazionali che regolano la protezione dei diritti umani e ci impegniamo a promuovere il rispetto di tali diritti attraverso le nostre politiche e prassi aziendali. In particolare, aderiamo ai seguenti principi e standard:

1. Dichiarazione Universale dei Diritti Umani (DUDU):
Ci assicuriamo che tutti i nostri dipendenti, collaboratori e fornitori godano dei diritti fondamentali elencati nella DUDU, tra cui:

    a. Il diritto alla vita, alla libertà e alla sicurezza personale.
    b. Il diritto a condizioni di lavoro eque e sicure.
    c. La proibizione della schiavitù, del lavoro forzato e del traffico di esseri umani.

2. Convenzioni fondamentali dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL):
Ci impegniamo a rispettare i diritti dei lavoratori, inclusi:
     a. La libertà di associazione e il diritto alla contrattazione collettiva.
     b. L’eliminazione di tutte le forme di lavoro forzato e obbligatorio.
     c. L’abolizione del lavoro minorile.
     d. La parità di retribuzione per lavoro di pari valore e la non discriminazione nel lavoro e nell’occupazione.

3.      COMPORTAMENTO NEL LAVORO

3.1.   Rapporti con la clientela

La Società manifesta una costante sensibilità alla salvaguardia della qualità della relazione con la clientela ed al suo continuo miglioramento. La professionalità, la competenza, la disponibilità, la correttezza e la cortesia rappresentano i principi guida che i dipendenti sono tenuti a seguire nei loro rapporti con la clientela.

Tutti i clienti rivestono la medesima importanza per la Società e pertanto, tenuto conto delle loro diverse esigenze, devono ricevere uguale cura ed attenzione nel rapporto con la società stessa.

3.2.   Rapporti con i fornitori

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni d’acquisto devono essere basate su una valutazione obiettiva della qualità, del prezzo dei beni e servizi chiesti, della capacità di fornire e garantire tempestivamente beni e servizi di livello adeguato alle esigenze della Società. In nessun caso un fornitore dovrà essere preferito ad altro in ragione di rapporti personali, favoritismi, o vantaggi, diversi da quelli dell’esclusivo interesse e beneficio della Società.

3.3.   Rapporti con i dipendenti

Le risorse umane sono un fattore indispensabile per l’esistenza, lo sviluppo ed il successo di un’impresa.

Per questo motivo TOCTOC tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare e accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze possedute da ciascun collaboratore nel contesto organizzativo dell’azienda.

TOCTOC offre pari opportunità a tutti i dipendenti sulla base delle loro qualifiche professionali e delle capacità individuali di ciascuno, senza alcuna discriminazione di religione, razza, credo politico, sindacale o di sesso.

Pertanto, la Società, per il tramite della funzione competente seleziona, assume, retribuisce ed organizza i dipendenti sulla base di criteri di merito, competenza e imparzialità.

L’ambiente di lavoro, oltre che adeguato dal punto di vista della sicurezza e della salute personale dei dipendenti, favorisce la collaborazione reciproca e lo spirito di squadra nel rispetto della personalità morale di ciascuno, ed è privo da pregiudizi, da intimidazioni, da illeciti condizionamenti e da indebiti disagi.

3.4.   Rapporti con altri operatori

TOCTOC condivide il valore della lealtà, astenendosi da comportamenti in contrasto con le disposizioni comunitarie o nazionali a tutela della libera concorrenza.

3.5.   Rapporti con la Pubblica Amministrazione

Nel rapporto con la Pubblica Amministrazione, la società presta particolare attenzione ad ogni atto, comportamento o accordo, in modo che essi siano improntati alla massima trasparenza, tracciabilità, correttezza e legalità. Nel corso delle trattative d’affari, richieste o rapporti commerciali con Pubblica Amministrazione non si terranno, direttamente o indirettamente, comportamenti tali da influenzare in modo corretto la decisione della controparte. In particolare, non è consentito esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale, o sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti. Qualora la società utilizzi un consulente o un soggetto terzo per essere rappresentata nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, nei confronti di tali soggetti e del loro personale si applicano le stesse direttive valide per i dipendenti della società stessa.

3.6.   Regali, omaggi, benefici

Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile TOCTOC. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici o a loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio.

3.7.   Onestà. Rispetto delle leggi e dei regolamenti

I collaboratori di TOCTOC le cui azioni possono essere in qualche modo riferibili alla stessa, dovranno tenere un comportamento corretto, diligente e conforme alla disposizione di legge nell’esecuzione del contratto di lavoro subordinato ovvero nella loro attività di collaborazione o di consulenza con TOCTOC.

I rapporti tra i collaboratori, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.

Ogni collaboratore di TOCTOC si impegna a rispettare le leggi e i regolamenti del Paese in cui si trova ad operare. L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che lavorano per TOCTOC e caratterizza i comportamenti di tutta la sua organizzazione.

I collaboratori di TOCTOC, nel già dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adegueranno le proprie azioni e i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal Codice.

3.8.   Rappresentatività

La reputazione di TOCTOC è un bene immateriale di grande valore, che consente all’Azienda di creare e coltivare rapporti fiduciari con tutti i suoi interlocutori. Quindi tutte le attività in Azienda devono esser svolte con impegno e rigore professionale. Ciascun collaboratore deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio di TOCTOC.

Pertanto, verranno ritenuti rilevanti anche comportamenti extra-lavorativi particolarmente offensivi per la sensibilità civile, che rendano ragionevolmente difficili i contatti interpersonali nell’ambiente lavorativo.

Ciascun collaboratore è tenuto a contribuire personalmente a mantenere l’ambiente di lavoro rispettoso della sensibilità degli altri. Saranno quindi valutate come consapevole assunzione del rischio di pregiudizio di tali caratteristiche ambientali, nel corso dell’attività lavorativa e nei luoghi di lavoro, le seguenti circostanze:

• prestare servizio sotto gli effetti di sostanze alcoliche o stupefacenti;
• consumare o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti nel corso della prestazione lavorativa.

3.9.    Canali informativi e ambiente di lavoro

I valori etici e morali precedentemente descritti devono costituire un dovere costante e sistematico della condotta operativa dei collaboratori di TOCTOC.

Il vertice aziendale, il management e i responsabili delle strutture aziendali devono costituire un esempio e un modello di riferimento per tutti i collaboratori, manifestando una condotta ineccepibile nell’esercizio delle attività di competenza, promuovendo costantemente lo spirito di collaborazione, di fiducia, di rispetto reciproco, di coesione e spirito di gruppo al fine di tutelare e migliorare sistematicamente il clima aziendale, l’immagine e il prestigio di TOCTOC.

3.10.    Tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro

I destinatari del presente Codice contribuiscono al processo di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi, fatte salve le responsabilità individuali ai sensi delle disposizioni di legge applicabili in materia.

Essi devono inoltre mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno nel rispetto altresì dell’organizzazione esistente all’interno della società.

Nell’ambito delle attività aziendali sussiste il divieto generale assoluto di abuso di sostanze alcoliche o uso di stupefacenti ed il divieto di fumare nei luoghi di lavoro in conformità alle norme di legge.

3.11.     Riservatezza e privacy

Le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai collaboratori nell’esercizio della propria attività lavorativa devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, sia all’interno sia all’esterno di TOCTOC se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali.

Le informazioni da proteggere, da codificare come esclusiva proprietà di TOCTOC, sono:

• i piani aziendali, strategici, economici/finanziari, contabili, commerciali, gestionali, operativi;
• i progetti e gli investimenti;
• i dati relativi al personale quali assenze, presenze, ferie, malattie e retribuzioni;
• i parametri aziendali di prestazione e di produttività;
• gli accordi societari, accordi e contratti commerciali, documenti aziendali;
• il know-how relativo alla produzione, sviluppo e commercializzazione di servizi, processi e brevetti;
• i documenti aziendali con l’indicazione della classificazione Riservato o Confidenziale;
• le banche dati quali fornitori, clienti, dipendenti;
• tutti i dati personali trattati a qualsiasi titolo.

I collaboratori, nel trattare tali dati e informazioni, devono prestare la massima attenzione e riservatezza, evitando con il proprio comportamento sia con i colleghi sia con i terzi di rivelare informazioni di proprietà di TOCTOC e non ancora pubbliche.

In conformità alle disposizioni di legge applicabili, TOCTOC si impegna a non rivelare dati personali e, in genere, informazioni relative ai propri collaboratori e ai terzi, generate o acquisite durante le operazioni commerciali e a evitare ogni uso improprio di queste informazioni.

A tal fine è stata predisposta una puntuale policy per la classificazione dei dati al cap. 3 della procedura SGI-001- Policy Beni Aziendali.

3.12.     Registrazione e diffusione delle informazioni

I collaboratori di TOCTOC, nello svolgimento del proprio lavoro e nell’ambito delle proprie competenze e responsabilità, devono registrare ed elaborare, diffondere e comunicare dati, informazioni, conoscenze, con validità, accuratezza, precisione, completezza, evitando di creare impressioni sbagliate, di fornire informazioni tendenziose o non veritiere.

Le registrazioni e le evidenze contenute nei sistemi di erogazione del servizio, relative ai dati contabili, economici, finanziari di TOCTOC devono essere gestite in accordo ai valori del Codice, rispettando il divieto di trasmissione o divulgazione a terzi, in assenza di autorizzazione della funzione aziendale competente. I dipendenti che fossero a conoscenza di possibili omissioni, falsificazioni, alterazioni di dati, registrazioni e/o documenti correlati sono tenuti a informare tempestivamente il responsabile diretto o la funzione aziendale competente.

Tutto ciò deve avvenire in base al principio di minimizzazione: non si devono trattare né diffondere più dati del necessario. Per questo motivo TocToc basa l’“approvvigionamento” alle informazioni basandosi sulla best practice del Need to Know.

3.13.     Controlli interni

Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell’impresa con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi, del Sistema di Gestione Integrato per la protezione delle Informazioni di TOCTOC e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficientemente le attività e fornire dati accurati e completi.

Tutte le attività e le azioni svolte ed effettuate nell’ambito di TOCTOC devono essere legittime, verificabili e rispettose delle leggi, delle procedure aziendali e basate sulla validità, attendibilità, completezza e correttezza delle informazioni.

La responsabilità di realizzare un sistema di controllo efficace è comune a ogni livello della struttura organizzativa; conseguentemente tutti i collaboratori di TOCTOC, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo.

Nell’ambito delle loro competenze, i dirigenti sono tenuti a essere partecipi del sistema di controllo aziendale e a farne partecipi i loro collaboratori.

TOCTOC, nei casi accertati e verificati di dolo, furto, omissioni, falsificazioni, alterazioni, utilizzo improprio di informazioni riservate, appropriazione indebita di beni fisici e immateriali del patrimonio aziendale e negli altri fatti illeciti provvederà a intraprendere i provvedimenti disciplinari necessari ed eventualmente secondo la gravità delle infrazioni commesse, a dare corso ad azioni legali nei confronti delle persone coinvolte.

3.14.     Attività lavorativa esterna

I collaboratori di TOCTOC, nello svolgimento della propria attività lavorativa, devono prestare la massima attenzione e profondere il massimo impegno nel rispetto delle indicazioni impartite; inoltre, i collaboratori non possono:

• svolgere attività lavorative a favore della concorrenza;
• assumere la qualifica di consulente, membro del Consiglio di Amministrazione o del Collegio Sindacale di Società concorrente né prestare la propria attività professionale a favore di Organizzazioni concorrenti di TOCTOC;
• utilizzare sul lavoro o nel tempo libero beni aziendali o fornire servizi che TOCTOC offre ai propri clienti, senza essere previamente autorizzati dalla funzione aziendale competente o dal diretto superiore;
• rappresentare, agire e lavorare per conto di un fornitore o cliente di TOCTOC. È proibito accettare e/o ricevere denaro, o altri favori per consigli, o servizi resi, in relazione alla normale attività.

3.15.     Protezione e uso del patrimonio aziendale

Il patrimonio aziendale di TOCTOC è costituito dai beni fisici materiali, quali ad esempio computer, stampanti, attrezzature, autovetture, infrastrutture e beni immateriali quali ad esempio, informazioni riservate, know-how, conoscenze tecniche, sviluppate e diffuse dai collaboratori di TOCTOC.

La protezione e conservazione di questi beni costituisce un valore fondamentale per la salvaguardia degli interessi societari ed è cura dei collaboratori (nell’espletamento delle proprie attività aziendali), non solo proteggere tali beni, ma impedirne l’uso fraudolento o improprio. L’utilizzo di questi beni da parte dei collaboratori deve essere funzionale ed esclusivo allo svolgimento delle attività aziendali o agli scopi autorizzati dalle funzioni aziendali interessate.

Ognuno deve sentirsi custode responsabile e diligente dei beni aziendali (materiali e immateriali) che sono strumentali all’attività svolta. Nessun collaboratore può fare uso improprio dei beni e delle risorse di TOCTOC, né utilizzare i beni aziendali per scopi personali.

3.15.1.    Uso del tempo e dei beni aziendali

I collaboratori sono tenuti a non intraprendere e coltivare attività, investimenti o interessi che possano pregiudicare l’integrità o il nome di TOCTOC ovvero possano concretizzarsi in atti di corruzione, favoritismi, sollecitazioni o qualsiasi altro comportamento collusivo e illegittimo, anche tramite terzi, al fine di procurarsi un vantaggio economico personale o di carriera per sé o per altri.

TOCTOC riconosce e tutela il diritto dei suoi collaboratori a partecipare a investimenti, affari o ad attività diverse da quella svolta dell’Azienda, nei limiti consentiti dalla legge e in conformità agli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro con TOCTOC.

In ogni caso, i collaboratori di TOCTOC sono tenuti a svolgere le proprie mansioni e/o attività economiche personali e/o familiari eventualmente svolte a latere, in perfetta non concorrenza con gli interessi dell’Azienda e nel pieno rispetto delle norme del Codice. Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interesse deve essere immediatamente comunicata al proprio superiore e alla Direzione.

I dipendenti non possono svolgere, durante il proprio orario lavorativo, altre attività non congruenti con le proprie mansioni e responsabilità organizzative.

L’utilizzo dei beni aziendali, quali ad esempio locali, attrezzature, informazioni riservate dell’Azienda non sono consentiti per l’uso e interesse personale di qualunque genere.

I collaboratori di TOCTOC devono prestare la massima attenzione e prudenza quando esprimono opinioni e commenti su temi di rilevanza pubblica e/o sociale che potrebbero direttamente o indirettamente, a vario titolo, danneggiare gli interessi, il prestigio e l’immagine di TOCTOC.

3.15.2.    Utilizzo dei sistemi informativi

TOCTOC sancisce il divieto assoluto in capo ai collaboratori di alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informativo o telematico o intervenire senza diritto con qualsiasi modalità su dati, informazioni o programmi contenuti in uno dei suddetti sistemi.

In particolare, i collaboratori sono tenuti ad attuare un comportamento corretto e trasparente nell’utilizzo di qualsiasi sistema informativo o telematico e ad astenersi da attività che possono:

• determinare la modifica, la soppressione o la creazione fraudolento di documenti informatici che potrebbero avere valenza probatoria;
• causare il danneggiamento o l’interruzione di informazioni, dati e programmi;
• consentire l’abusiva intercettazione, l’impedimento o l’interruzione di comunicazioni informatiche o telematiche.

Inoltre, i collaboratori non devono:

• installare apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a causare il danneggiamento di sistemi informatici e telematici o l’interruzione o il danneggiamento di informazioni, dati e programmi;
• installare apparecchiature atte ad intercettare, impedire o interrompere comunicazioni informatiche o telematiche;
• intercettare abusivamente, impedire o interrompere comunicazioni informatiche o telematiche;
• accedere abusivamente a reti e sistemi informatici o telematici al fine di appropriarsi, di modificare o di sopprimere dati, documenti ed informazioni;
• accedere a siti non attinenti allo svolgimento delle mansioni assegnate, a non partecipare, per motivi non professionali a Forum, a non utilizzare chat line/bacheche elettroniche e/o non registrarsi in guest book anche utilizzando pseudonimi (o nickname);
• diffondere la propria password e il proprio codice di accesso;
• riprodurre copie non consentite di programmi su licenza per uso personale, aziendale o a favore di terzi.

Infine, i collaboratori devono:

• utilizzare sempre e soltanto la propria password e il proprio codice di accesso. Sia il codice identificativo che la password sono strumenti strettamente personali, il cui uso è rimesso alla responsabilità di ciascun utente;
• osservare, per quanto di competenza, le procedure e le normative interne aziendali vigenti in materia;
• rispettare tutte le disposizioni normative in vigore e le condizioni dei contratti di licenza sottoscritti da TOCTOC;
• segnalare in qualsiasi momento al Responsabile di Funzione ogni violazione riguardante l’accesso ovvero l’utilizzo dei sistemi informatici.

3.15.3.    Uso dei Social Media

TocToc s.r.l. riconosce che sussistono esigenze professionali per l’utilizzo in azienda dei Social Media. Promuove quindi rapporti di lavoro improntati su collaborazione e fiducia e permette ai propri dipendenti e consulenti esterni, che ne possono beneficiare professionalmente, di utilizzare i Social Media nel rispetto della relativa Policy aziendale.

Per Social Media si intende qualunque sito Web nel quale gli utenti sono in grado di condividere contenuti con molti altri visitatori. I contenuti condivisi possono includere informazioni personali, opinioni, commenti, video, foto, informazioni commerciali, ecc. (esempi di tali applicazioni web, sono: Facebook, Twitter, YouTube e LinkedIn; anche blog, forum e community sono considerati Social Media).

I siti e i Social Media con contenuti inappropriati sono di norma bloccati automaticamente; i lavoratori devono comunque utilizzare buon senso e l’ordinaria diligenza nel valutare se i contenuti visualizzati siano appropriati.

Qualora il lavoratore rilevi, incidentalmente, l’accessibilità a siti con contenuti inopportuni, lo deve segnalare immediatamente al responsabile del Servizio ICT.

I lavoratori sono responsabili dei contenuti che pubblicano nei Social Media, e ne rispondono ai sensi di legge, in sede civile, penale, amministrativa e disciplinare.

3.15.4.    Uso di tecnologie e di sistemi di Intelligenza Artificiale

TocToc riconosce che sussistono esigenze professionali per l’utilizzo in azienda di tecnologie e strumenti di intelligenza artificiale (“IA”). L’utilizzo di queste tecnologie, adoperate per svolgere diverse attività, costituisce ormai una realtà concreta.

I sistemi di IA apportano molteplici benefici, poiché sono in grado di automatizzare determinati processi, aumentare l’efficienza e migliorare la qualità del lavoro.  Tuttavia, però, è importante essere consapevoli che un utilizzo errato e, talvolta, improprio dello strumento può comportare notevoli rischi.

Per questo motivo, in attesa che TocToc definisca una Policy specifica sull’uso dell’IA per scopi aziendali, è fatto a tutti il divieto di utilizzo dei più diffusi strumenti.

I lavoratori, qualora inadempienti, risponderanno di tali azioni ai sensi di legge, in sede civile, penale, amministrativa e disciplinare.

3.15.5.    Uso di informazioni interne

Il personale di TOCTOC, nel normale adempimento delle proprie attività aziendali, può venire a conoscenza, come già descritto nei paragrafi precedenti, di informazioni riservate relative a TOCTOC.

L’uso di queste informazioni, per fini personali, privati, di natura economica, non solo costituisce un comportamento moralmente ed eticamente scorretto, ma anche una violazione della normativa vigente e come tale è perseguibile.

Per questo motivo TocToc in fase di instaurazione del rapporto di lavoro richiede la sottoscrizione da parte dei suoi collaboratori dell’Accordo di Riservatezza e di Non Divulgazione (NDA).

3.16.   Gestione e tutela del diritto d’autore

TOCTOC sancisce il divieto assoluto in capo ai collaboratori di utilizzare, in qualsiasi forma e/o modo e a qualsiasi scopo, anche per uso personale, opere dell’ingegno e/o materiali protetti dal diritto d’autore, nonché da ogni diritto di proprietà intellettuale e/o industriale (tra cui, a titolo esemplificativo, marchi, disegni e modelli, brevetti per invenzione e modelli di utilità, informazioni segrete), ivi compresi i diritti di immagine e il diritto al nome, senza il consenso dei titolari dei diritti e/o di coloro che ne hanno la legittima disponibilità. I collaboratori sono tenuti a adoperarsi al fine di chiedere il necessario consenso per l’utilizzazione di opere e materiali protetti.

4.      PROVVEDIMENTI AZIENDALI

TOCTOC intende sanzionare i comportamenti dei dipendenti che non siano congruenti e rispettosi dei valori e dei principi stabiliti dal Codice, secondo la gravità delle infrazioni commesse e dei comportamenti assunti, riservandosi la più ampia tutela dei propri interessi in conformità alla normativa vigente.

Le sanzioni disciplinari previste in caso di violazione delle misure contenute nel presente Codice hanno lo scopo di contribuire all’efficacia del Codice stesso e all’azione di controllo del CDA e/o alla persona da questi preposta. Esse devono essere dotate di deterrenza e commisurate alla gravità della violazione, alla recidività, alla mancanza o al grado della colpa nel rispetto della disciplina di cui all’art. 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 ed alle disposizioni contenute nei contratti di lavoro.

L’applicazione del sistema disciplinare è autonoma rispetto allo svolgimento e all’esito del procedimento penale eventualmente avviato presso l’Autorità giudiziaria competente.

Per quanto riguarda i fornitori, i collaboratori ed i consulenti esterni, la violazione dei precetti del presente Codice è sanzionata con la risoluzione dei contratti in essere con gli stessi, ferma restando la facoltà della Società di richiedere il risarcimento dei danni verificatisi in conseguenza di detti comportamenti.