6 motivi per digitalizzare la gestione dei documenti e dei processi

La mancanza di tempo e la disorganizzazione nella gestione dei documenti è spesso uno dei motivi per cui le aziende non riescono a decollare.

Esistono oggi preziosi strumenti per aumentare l’efficienza delle organizzazioni.

Tra questi, una piattaforma di digitalizzazione documentale e automazione dei processi risulta utile per evitare che qualcosa vada smarrito o eseguito nei modi e tempi sbagliati. Vediamo cosa può fare pet te:

1. Organizza il lavoro per task

Il più potente vantaggio di una piattaforma di gestione documentale e contrattuale è che permette di pianificare e organizzare gli step lavorativi in anticipo secondo un workflow predefinito. In tal modo il flusso di lavoro diviene standardizzato, automatizzato e senza possibilità di errore.

Il nostro lavoro infatti inizia dall’analisi delle procedure, il mapping dei processi, la definizione degli obiettivi e la resa quindi in digitale di un processo ottimizzato e performante secondo le linee comunemente definite.

2. Servizi pronti a portata di click

La piattaforma velocizza il lavoro tramite accessi veloci che consentono di avviare un processo in pochi secondi.

Se hai bisogno di far firmare un contratto a più utenti, se invece devi solo eseguire una video identificazione di un cliente che ha già effettuato l’onboarding e sta attivando altri servizi o se necessiti solamente di pianificare la ricezione delle notifiche per i rinnovi dei contratti dovrai solo cliccare sul pulsante relativo l’azione ed entrare nel pieno dell’operatività. Ogni campo di azione è sempre supportato da delle linee guida e non sarai mai abbandonato a te stesso.

3. Personalizzazione contratti

Con la piattaforma TocToc All-in-One puoi impostare una volta per sempre dei modelli di contratto da riutilizzare quante volte vorrai. All’occorrenza potrai compilarli con i dati dei clienti o farlo fare in modo automatizzato grazie alle integrazioni tramite API con il tuo CRM.

In questo modo eviterai errori, dimenticanze e i flussi di lavoro saranno più veloci e snelli.

4. Archiviazione documenti e contratti

Una piattaforma cloud ha il grande vantaggio di poter archiviare centinaia di file sulla nuvola. La piattaforma permette di organizzare i file in modo personalizzato secondo diverse categorie e sottocategorie. Con i contratti digitalizzati all’interno di una unica soluzione puoi velocemente avere i tuoi documenti a portata di clic.

Una dashboard semplice e intuitiva ti permette di collaborare con il tuo team tramite viste rapide e filtrate sui processi in atto e di comunicare in modo istantaneo via chat.

5. Dati al sicuro

Proteggere i dati dei tuoi clienti, partner, fornitori e collaboratori è fondamentale. I sistemi di sicurezza della piattaforma consentono di tenere al sicuro tutto il tuo lavoro, documenti e dati in un archivio accessibile solo da utenti con ruoli e permessi specifici.

Le modalità di accesso con autenticazione, l’invio codici di sicurezza, il riscontro dell’identità via OPT e mail sono finalizzati proprio a custodire nel migliore dei modi la mole di informazioni e dati che si trovano sulla piattaforma. Potrai personalizzare i privilegi e la funzione di controllo degli accessi per ricevere notifiche in caso di violazioni.

Inoltre la digitalizzazione facilita il rispetto delle normative in materia di conservazione dei documenti, semplificando la gestione degli archivi e la ricerca delle informazioni in caso di audit.

6. Accessibilità ovunque  

Un sistema di gestione documenti digitali e delle procedure di firma basato su cloud ti consente di accedere alla dashboard di controllo e gestione sempre e ovunque.

Ti basta avere un qualsiasi device (pc, tablet, smartphone) connesso ad internet per accedere alla tua piattaforma per cercare file, controllare lo stato dei flussi di approvazione, le pratiche processate o altri documenti con i filtri per data, firmato, completato.

Un workflow ben strutturato è utile per la gestione di più progetti e più clienti nella stessa soluzione. Non sarà più necessario dover cercare tra mole di archivi cartacei, faldoni o vecchie fatture. Tutto quello che ti serve è fare una query all’interno dell’archivio digitalizzato per un rapido accesso ai tuoi documenti.

È determinante oggi per le attività competitive digitalizzare la gestione dei documenti e dei processi per garantire flussi di lavoro fluidi e sicuri.

Contattaci per scoprire come possiamo aiutarti ad organizzare e semplificare il tuo lavoro.